JET WORKPLACE – CRM unter Outlook

Mit JET WORKPLACE verwirklicht die FIRMENNET Thiel GmbH die nahtlose Integration von CRM- (Customer Relationship Management) und ERP-Funktionalitäten in die Microsoft Office Welt.

Microsoft Outlook ist der zentrale Einstiegspunkt in die Applikation und zu allen Daten des CRM Systems.
Dadurch entfallen lästige Programmwechsel zwischen CRM-System und Office-Umgebung sowie kostenintensive und aufwendige Benutzerschulungen.

Für diese nahtlose Integration wurde das Standard Exchange Objektmodell um spezielle Firmen- und Kontaktdefinitionen erweitert. Alle Features, wie die flexible Listdarstellung, bei der der Anwender durch einfache Funktionen Felder einbinden, Reihenfolgen verändern und Daten filtern kann, werden auch von JET WORKPLACE genutzt.

Darüber hinausgehend sind der Großteil der Anwendungsfunktionalität als Webservices bzw. Webclients ausgelegt, welche nahtlos in die Standard Outlook Funktionalität integriert sind. Diese Webfunktionalitäten stehen selbstverständlich auch außerhalb von Outlook über das Intranet oder ein Internetportal zur Verfügung.

MODULARE FUNKTIONALITÄT

Ziel von JET  WORKPLACE als zentrales Informations- und Kommunikationsinstrument ist es, dem Anwender optimale Unterstützung über den gesamten Lifecycle der Customer Relationship mit seinen Kunden zu bieten. Als Tool zur Optimierung der Kundenbetreuung und Vertriebsteuerung fokussiert JET  WORKPLACE vor allem die Bereiche Vertrieb, Marketing und Support.

FLEXIBILITÄT UND OFFENHEIT DURCH TECHNOLOGISCHEN VORSPRUNG

JET WORKPLACE wurde auf Basis .NET Framework entwickelt. Die Client-Applikationen sind je nach Anforderung Outlook, Webpages (HTML via ASP.NET) oder Rich Windows Clients. Diese zukunftsweisende Integration von .NET Technologie, Web-Applikationen und Windows-Frontends in die Outlook-Umgebung ermöglichen einfache und flexible Implementierung von Kundenanforderungen.

Der Daten Import/Export basiert auf modernen XML Schnittstellen. Dazu gehören Kunden, Kontakt und Artikel/Produktdaten, welche üblicherweise mit dem ERP System ausgetauscht werden müssen bzw. Initial von dort importiert werden. Auch der laufende Import von Lieferdaten aus dem ERP System für die Produkthistorie bzw. die Installed Base als Datenbasis für das Service Management.

KONTAKTMANAGEMENT

Das Kontaktmanagement ist die Kernapplikation des operationalen CRM. In Kombination mit der Historie und den Berichten werden hier detaillierte Firmen- und Personenprofile abgebildet.

Alle wesentlichen Unternehmensdaten, wie Branchenzugehörigkeiten, Klassifizierungen, Umsatz- und Mitarbeiterangaben, Vertriebszuständigkeiten, etc. werden übersichtlich dargestellt. Ebenso alle Angaben zu einer Person wie Rang, Zuständigkeiten, Merker und Relationen zum eigenen Unternehmen bzw. Produkten.

Personen können hierarchisch gleichwertig wie Firmen behandelt werden oder einer oder mehreren Unternehmen zugeordnet sein.

Interessentendaten unterschiedlichster Formate können in die Datenbasis importiert werden.

PRODUKTHISTORIE

Dieses Modul gibt Auskunft über die beim Kunden installierten Produkte und die damit verbundenen Wartungs- und Supportverträge.

Dieser Datenpool bildet im Regelfall die wichtigste Basis für die gezielte Bearbeitung des Kundensegmentes.

Selbstverständlich können auch Fremd- bzw. Mitbewerbsinstallationen dazu erfasst werden. Die Grunddaten können dabei regelmäßig über Importschnittstellen aus dem ERP System übernommen werden.

KAMPAGNENMANAGEMENT

Das Kampagnenmanagement steuert alle Marketingkampagnen, sei es eine Mailingaktion, eine regelmäßige Newsletter oder die Abbildung eines Events. Bei jedem Kontakt ist die gesamte Historie über besuchte Veranstaltungen, empfangene Mailings und Newsletters, etc. ersichtlich.

Telemarketing

Das Modul „Telemarketing” unterstützt eine serielle Abarbeitung der selektierten Zielgruppe und erlaubt eine einfache – und somit auch für Freelancer geeignete - strukturierte Erfassung der gewonnenen Informationen.

Funktionen wie Evidenthaltung und  Taskweiterleitung stellen sicher, dass auch ein mittelfristig bekundetes Interesse nicht verloren geht.

BERICHTS-PORTAL

Das Berichts-Portal ist die zentrale Informations- und Kommunikationsplattform von JET WORKPLACE.

Alle Berichte über den Kunden laufen hier zusammen. Alle Mitarbeiter, ob Vertrieb, Supportabteilung oder Geschäftsleitung erfassen die Ergebnisse Ihrer telefonischen und persönlichen Kontakte mit dem Kunden in diesem Modul. Allfällige Attachements, wie z.B. Word- oder Excel-Dokumente können dem einzelnen Bericht beigefügt werden.

Daraus resultierende eigene Aufgaben können zur Wiedervorlage vorgemerkt werden. Eine integrierte Workflow-Funktion erlaubt die Vergabe von Tasks an Kollegen (selbstverständlich inklusive aktiver Benachrichtigung via Mail). Ähnlich einem Diskussionsforum werden Ergänzungen und Antworten zu einem Eintrag gespeichert.

Lead Tracking

Leads stellen für jedes Unternehmen ein höchst wertvolles Gut dar und bedürfen daher einer Prozess-Steuerung und eines zentralen Controlling-Instruments.

Egal ob Messekontakte, direkte Anfragen (Email, Telefon, Fax, etc.) oder durch Partner weitergeleitete Leads – jeder einzelne wird in JET WORKPLACE einer strukturierten Bearbeitung zugeführt. Das integrierte Berichtswesen erlaubt eine detaillierte Nachverfolgung und Rückinformation an Marketing, Vertriebsleitung, etc. bzw. externe Lead-Geber.

Opportunity Management

Das Opportunity Management in JET WORKPLACE ist ein zentrales Instrument des Vertriebscontrollings und gibt dem Management einen genauen Überblick über das kurz- und mittelfristige Chancenpolster des Vertriebes. In einer dreidimensionalen Betrachtungsweise werden Chancen nach Entscheidungszeitraum, Produkt/Wert und Abschlusswahrscheinlichkeit qualifiziert.

DOKUMENTENSERVER

Das integrierte Dokumentenmanagement ermöglicht sowohl alle internen Office-Dokumente inklusive Emails als auch eingescannte externe Dokumente zu einem Kundenakt zusammenzuführen.

Damit ist gewährleistet, dass z.B. nicht nur das Offert, sondern auch der gesamte nachfolgende Schriftverkehr, dazugehörige Pläne und Skizzen, etc. auf Knopfdruck zur Verfügung stehen.

ERP-INFOPORTAL

Das Infoportal bietet die Schnittstelle für den direkten Zugriff auf die im Unternehmen vorhandenen Daten zu Kunden und Interessenten, welche nicht direkt in JET WORKPLACE gespeichert sind.

Z.B. über die ERP-Anbindung greift jeder berechtigte Anwender via Webbrowser direkt aus dem Outlook Formular auf die kundenspezifischen Daten aus Rechnungswesen und Auftragsbearbeitung zu.

Dazu stellt JET WORKPLACE ein flexibel erweiterbares Webportal zur Verfügung.

SUPPORT MANAGEMENT

Das Supportmanagement ist für die Anforderungen des Kundenservice ausgelegt.

Es beinhaltet ein umfangreiches Modul für Aufnahme und Bearbeitung von Serviceanfragen (Jobs) durch den technischen Innen- und Außendienst.

Des Weiteren gehört dazu das Management der Supportverträge sowie der im Markt installierten Produkte (Installed Base).