JET WORKPLACE DocumentServer

Der JET WORKPLACE (WP) DocumentServer ist ein zentrales Tool zur Dokumentenverwaltung, das offen für die Integration mit unterschiedlichsten Anwendungen zur Verfügung steht.

Der JET WP DocumentServer ermöglicht sowohl alle internen und externen Office-Dokumente, CAD-Pläne etc. inklusive Emails und deren Attachments als auch eingescannte Dokumente zu einem Akt zusammenzuführen, zu recherchieren und zu archivieren.

Der JET WP DocumentServer ist auch offen für die Integration mit ERP-, CRM- oder sonstigen Anwendungen und ein zentraler Baustein eines unternehmensübergreifenden ECM (Enterprise Content Management). Die Sicht auf die Daten bzw. Dokumente kann aus den unterschiedlichsten Applikationen und aus einem beliebigen Kontext erfolgen. Trotzdem ist es immer dieselbe, nur einmal gespeicherte Datenbasis. So ist z.B. die Sicht auf eine Rechnung aus der Fibu mit dem Konto und den für den Buchhalter relevanten Schlagworten verknüpft und aus Sicht des Kundenaktes in einen CRM-Kontext eingebettet.

Ein ganz wesentliches Feature des JET WP DocumentServer ist die volle Integration mit Microsoft Office und Outlook. So werden z.B. direkt aus dem CRM-Kontakt Dokumente auf Basis beliebiger Vorlagen für z.B. Briefe, Offerten, etc. angestoßen und in der CRM-Datenbank gespeichert. Bei eingehenden Dokumenten, z.B. bei Erhalt einer Mail, entscheidet der Anwender, ob diese aus Gründen der Geschäftsrelevanz zu einem Kundenakt gespeichert werden soll. Wenn ja, wird aufgrund der Absender-Adresse der richtige CRM-Kontakt vorgeschlagen und das Dokument automatisch beschlagwortet.
 

Anwendungsbeispiele:

• Kundenakte-Auftragsakte-Projektakte: Verwaltung sämtlicher Dokumente wie Anfragen, Offerten, der gesamte nachfolgende interne und externe Schriftverkehr, Emails, dazugehörige Pläne und Skizzen, Lieferscheine, Rechnungen, etc.

• Belegarchivierung von Dokumenten die im ERP-System erstellt wurden, wie z.B.
  
  
  • Rechnungen - bei elektronischer Rechnungslegung gesetzlich gefordert
  • vom Empfänger unterschriebene Lieferscheine
  • Auftragsbestätigungen

• Einkaufsdokumentation mit Preisanfragen bzw. Ausschreibungen, Angeboten, Aufträgen, Schriftverkehr, Lieferscheinen, Rechnungen

• Produktunterlagen mit Kalkulationen, Preisinformationen, Qualitätszertifikaten, Zeichnungen, Genehmigungen, Zertifikate

• Vertragsakte mit Schriftverkehr, Verträge, Polizzen, Bescheide

Basis-Funktionalitäten:

• Speicherung jeglicher Dokumentenformate (z.B. .doc, .xls, .ppt, .tiff, .pdf, jpeg, .msg, usw.)

• Versionsführung von Dokumenten in Abhängigkeit vom Dokumententyp mit unterschiedlichsten Ausprägungen (z.B. jede Veränderung, Original bleibt bestehen und letzte Version, etc.). Versionen können auch individuell im Bedarfsfall angestoßen und kommentiert werden

• Indizierung/Beschlagwortung
  
  
  • Abhängig vom Dokumententyp (z.B. Angebot, Brief, Polizze, Faktura, etc.)
  • Automatische oder manuelle Indizierung möglich (z.B. XML, View`s)
  • Erweiterte integrierte Indizierung mit Direktzugriff auf Originaldaten nach denen direkt recherchiert werden kann. Suche z.B. über die Kontobezeichnung, über Applikationsgrenzen (FIBU, ERP) hinaus, ohne redundante Verspeicherung
  • Hierarchische Beschlagwortungsstruktur. Damit werden auch Index-Elemente mit 1:n ermöglicht (z.B. Faktura – Lieferschein(e))

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• Mächtige Recherche-Funktionalität
  
  
  • ­Auf Kontext-Ebene (Kunde, Lieferant, Projekt, Auftrag, Produkt, etc.)
  • ­Auf Dokumententyp-Ebene
  • Individuelle Suchkriterien/-schemata auf User-Ebene mit Speicherung der Rechercheanfragen – userfreundliches Interface!
  • ­Auf Aktivitätsebene, das heißt z.B. über den Status der Erledigung

• Ablage der Dokumente systemunterstützt bzw. auch vom Dokumententyp fixierter Ablageort, z.B. Email: Vorschlag Ablageort auf Grund der Absender-Adresse

• SmartDocs-Implementierung

System-Features:

• Skalierbare Systemarchitektur

• Verteilung der Dokumente und der Beschlagwortung auf beliebige Server und Disks

• Anzeige der Dokumente bereits in der Vorschau mit stufenlosem Zoom

• State-of-the-Art Userinterface:
  
  
  • ­Individuelle Konfiguration der Oberfläche
  • ­Maximale Platznutzung für die Darstellung der Dokumente

• Import- und Exportfunktionen mit XML Indizierungsfiles

• Integrationen in andere Anwendungen: Schnittstellengenerierung via XML Schemata und .NET Funktionsklassen – Zugriff via Web-Services

• Indexierung und Recherche durch Controlls (API) dynamisch erweiterbar. Dadurch mächtige Funktionalitäten homogen in das Userinterface integrierbar

• Archivierung und Recherche via Web-Service (SOA)